Procrastinar ou a arte de deixar tudo para amanhã

20-07-2018

A procrastinação é uma das grandes causas da falta de produtividade no trabalho. Muitas pessoas passam a vida a procrastinar e outras nem sabem o que isso significa. 


Será que você é um procrastinador? 

Se ignora sistematicamente as tarefas mais importantes para se dedicar às menos relevantes;

Se primeiro tem de arrumar a secretária, beber café, abrir o e-mail e fazer um telefonema antes de começar a redigir o relatório que tem de ser entregue até á hora de almoço;

Se tem ideias muito bem pensadas mas que não as consegue colocar em prática;

Se perde muito tempo com a parte de um trabalho e negligencia o restante;

Se os seus dias são pouco produtivos;

Se considera que tem muito tempo disponível deixando tudo para o último dia/hora;

Se tem dificuldade em entregar um trabalho porque procura o perfecionismo; 

Se interrompe o seu trabalho com frequência para dar atenção a tarefas mais prazerosas, saiba que pode ser um procrastinador.



Afinal, o que é a procrastinação?

A procrastinação é o ato ou efeito de procrastinar, ou seja, de adiar uma ação. Um procrastinador sabe que tem de fazer determinadas coisas e vê essas coisas como uma obrigação. Para não ter de as fazer, procura outras tarefas que lhe dão mais prazer e usa-as como desculpa para não começar ou concluir uma atividade que considera aborrecida, mas que precisa de ser feita. Quem procrastina usa frases como: "depois eu faço", "amanhã logo se vê", "para a semana eu resolvo", "no próximo mês deixo de fumar", "depois do verão inscrevo-me no ginásio". Estas frases são uma desculpa de evitamento para ação. 

Quando alguém tem um comportamento procrastinador, pode ter sentimentos de muita angústia, tristeza, stresse e culpa. Este tipo de comportamento, além de vicioso, pode ter um efeito negativo no desenvolvimento da carreira, na realização pessoal, no estado de saúde e na vida familiar, pelo constante adiamento de ações e suas consequências. 

Por que procrastinamos?

A desorganização e a má gestão de tempo pode contribuir para que haja falhas na entrega dentro dos prazos, prioridades trocadas ou esquecimento de determinadas tarefas. Manter uma agenda organizada pode ajudar a cumprir os nossos compromissos dentro do prazo.

Sempre ouvi dizer: "Mais vale uma hora com vontade do que um dia inteiro sem ela." A motivação é meio caminho andado para a execução de uma atividade. A desmotivação ocorre quando não temos interesse num determinado assunto, logo o nosso empenho desce e o nosso desinteresse aumenta. Todos temos a experiência de sentir que o tempo passa rápido quando fazemos alguma coisa que gostamos, e sabemos o quanto custa a passar quando fazemos coisas que não gostamos. A nossa tendência natural para procurar prazer leva-nos a abandonar tarefas consideradas aborrecidas e a procurar outras. Se não tiver um motivo para aquela ação depressa vai abandonar essa tarefa.

Encadeado no motivo anterior da desmotivação, a falta de foco, pode ser uma razão para a procrastinação. Se foco é ter objetivos bem definidos, então, o meu foco hoje é acabar este artigo para publicar no blog na próxima sexta feira e responder a todos os emails na parte da tarde. Deste modo eu estarei focada em concluir o  meu compromisso desprezando os apelos exteriores, porque sei que vão interferir no resultado esperado.

O excesso de trabalho, ou melhor o acumular de trabalho, porque não se organizou para responder em tempo útil às primeiras tarefas, pode ser desmotivador e desencadear momentos de stress, ansiedade e alterar a nossa capacidade de resposta. Há pessoas que trabalham melhor sob pressão e esta desculpa pode servir para deixar acumular o trabalho. Se não souber gerir o tempo para dar resposta em tempo útil, o stress pode deixar de ser nosso aliado e passar a ser nosso inimigo.

O desânimo aprendido quando já executámos, sem sucesso, determinada tarefa. O desânimo é um grande impedimento para uma tomada de decisão imediata. Por isso, adiar uma ação que já correu mal em vez de tentar novamente é fazer crescer o medo de falhar e evitar começar alguma coisa, como uma dieta, por exemplo.   

Não saber dizer não por ter medo de desiludir o outro é mais um motivo para perder o foco. Se tem pedidos e apelos constantes que interferem com a sua produtividade aprenda a dizer não de um modo positivo.

O perfeccionismo para quem acha que tem de ter um alto desempenho, pode ser uma armadilha perfeita para procrastinar. Quando o nível de exigência é demasiado elevado a qualidade do nosso trabalho é muitas vezes posta em causa. Arriscar a fazer bem é melhor do que não fazer nada com medo de um resultado mediano.

Existem outras razões para se procrastinar como a personalidade ou crenças e expectativas irrealistas, mas creio que estes exemplos ilustram comportamentos de fácil reconhecimento.

Como acabar com a procrastinação?

Em primeiro lugar tenha consciência de si próprio. Reflita sobra as suas ações, analise os resultados que tem alcançado e veja o que pode mudar.

Procrastinar significa adiar, mas adiar não significa procrastinar necessariamente. Se concluir que determinada tarefa pode ser concluída noutro momento, de modo a gerir melhor o seu tempo, anote na sua agenda essa tarefa.

Identifique os "ladrões do tempo". Quando para a sua atividade o que é que faz? Espreita as redes sociais, vai ao email, fica horas ao telefone ou perde-se nos seus pensamentos? Depois de os identificar, defina em que momento do dia vai fazer uma pequena pausa para descomprimir.

Do mesmo modo que planeia os momento de pausa, planeie o seu trabalho. Defina metas realistas e use a agenda como auxiliador de memória e planificador de trabalho.

Organização, organização e organização. Organizar não é só anotar os compromissos. Organizar é pensar e prever antes de começar uma atividade. O que é que vai precisar para desempenhar a tarefa? De um carregador de telemóvel, verificar uma morada antes de sair, consultar a agenda, ter combustível no carro, confirmar uma reunião ou levar um lanche para o trabalho.

DI-VI-DA o trabalho em pequenas partes. Se considera aborrecido fazer tudo de uma vez só, faça pouco de forma constante. Verá que em pouco tempo concluirá a tarefa. Por exemplo, se tiver um livro para ler com duzentas páginas, em pouco tempo, divida o número de páginas pelo tempo que tem disponível e anote quando tem de começar e terminar cada leitura. Facilmente consegue monitorizar e controlar a velocidade de leitura e articular com outras tarefas. 

Se o desânimo aprendido pode ser uma razão para procrastinar, arrisco a dizer que, o ânimo aprendido pode ajudar a acabar com a procrastinação. Quando recordamos momentos de superação, podemos aplicar esse ânimo numa nova tarefa que à partida parece difícil. 

Não fazer nada de vez em quando ou entregar-se à preguiça pode ser muito bom, mas fazer da inércia um estilo de vida não é para mim. Já procrastinou hoje?

Cristina Pinto