Organizar é perder tempo?

26-10-2018

Há quem diga que se perde muito tempo a organizar, por isso, mais vale não organizar nada. Por outro lado, as pessoas organizadas preferem perder algum tempo a organizar-se para não perder tempo depois. Será que, quer de uma maneira ou de outra, gastamos o mesmo tempo? Haverá vantagens em ser organizado ou nem por isso?

Existem pessoas muito organizadas e outras muito desorganizadas e que se pensarmos num dos extremos (quem leva a organização ao limite) já estaremos a falar de TOC (transtorno obsessivo compulsivo). Confesso que às vezes, quando elogiam a minha organização, digo em tom de brincadeira: "sofro de TOC". Mas não, considero-me uma pessoa organizada quanto baste para saber onde tenho quase tudo.

Vantagens da organização

  • Rentabilizar os recursos disponíveis (tempo e materiais);

  • Aumentar a produtividade;

  • Diminuir a procrastinação;

  • Sensação de controlo e bem-estar.

Como conseguir ser um exemplo na organização

Consciência: o primeiro passo para se tornar uma pessoa organizada é assumir que precisa de melhorar neste campo; 

Planear a organização: reserve um tempo para se organizar. Decida o que vai organizar primeiro e quanto tempo vai utilizar;

Um passo de cada vez: se a sua vida está um caos em termos de organização, faça uma coisa de cada vez. Só depois de organizar uma área é que deve passar para outra. É possível organizar várias áreas ao mesmo tempo, mas requer uma grande capacidade de organização;

Do pequeno para o grande: comece por coisas pequenas. Experimente por organizar a sua carteira, uma gaveta e a sua mesa de trabalho, por exemplo;

Liste tudo: escreva uma lista com tudo o que precisa de organizar e vá picando cada ponto concluído; 

Use um caderno: se ficar fã de listas não ande com papéis soltos. Anote tudo num único caderno ou numa agenda;

Não se fruste: nem sempre é possível ter tudo muito organizado. Se voltar ao caos pode recomeçar sempre que quiser. Quanto mais cedo melhor.

Peça ajuda: se continuar com dificuldades em colocar tudo em ordem peça ajuda a um especialista.

Organização na prática

  • Eu costumo utilizar um método que funciona comigo, o método LUG: Lixo, Usar e Guardar. Esta é uma primeira triagem que funciona com quase tudo. 
  • Lixo: dentro da categoria lixo incluo reciclar (cadeia de reciclagem), doar ou vender. Tudo o que não quero usar mais.
  • Usar: incluo tudo o que pretendo usar ou consultar com regularidade e dou preferência ao seu fácil acesso. Utilizo pastas fáceis de consultar ou caixas fáceis de abrir e sempre que possível utilizo um índice ou etiquetas.

  • Guardar: guardo documentos em pastas de arquivo morto devidamente organizadas e assinaladas; objetos sazonais em caixas identificadas num lugar longe da vista. Dentro desta categoria também guardo objetos ou documentos que precisam de ser reparados ou reorganizados mais tarde.

Eu diria que organizar é apenas uma questão de vontade e de tempo, mas não é bem assim! O modo como eu me organizo pode ser confuso para outras pessoas e o contrário também acontece. Recordo-me de um gestor de uma empresa, onde trabalhei há vários anos, que analisava uma fatura que iria acompanhar uma encomenda. Para confirmar se esta estaria correta, levantou uma pilha de papéis com três palmos de altura (não estou a exagerar), que estava na sua DESORGANIZADA secretária e em poucos segundos encontrou a requisição do cliente. Isto só foi possível porque ninguém tinha autorização para mexer na sua secretária e tinha o seu método de (des)organização. 

Eu funciono com uma organização lógica que pode ser replicada para outras pessoas, mas para outras isto pode parecer impossível. O importante é que consiga organizar-se, seja qual for o método que funciona melhor consigo. E que, não perca mais tenho a organizar do que à procura de alguma coisa.

Cristina Pinto