O que é preciso para ser assistente virtual?

21-05-2021

O interesse na assistência virtual em Portugal veio colocar muitas perguntas. Se há algum tempo a pergunta era: «O que é uma assistente virtual?» Hoje a pergunta é: «O que é preciso para ser assistente virtual?» Isto mostra bem o quanto esta profissão ainda tem para crescer. A procura por informação e cursos nesta área aumentou para responder a situações de desemprego ou pelas vantagens que esta profissão tem.  Poderia dizer que só precisa de duas coisas: dominar pelo menos uma competência e ter alguns skills essenciais ao desempenho desta profissão.

A assistência virtual pode ser apenas a prestação de um serviço numa área que domine, mas não é suficiente se não tiver outras capacidades que permitam desempenhar uma atividade com qualidade.

A organização é a melhor qualidade que uma assistente pode ter, mas não é tudo. Existem outras qualidades que fazem a diferença na hora de prestar um serviço ao cliente. Se pensa começar uma atividade como freelancer na assistência virtual, veja se estas dicas podem ajudar.   

Assertividade: resolva eventuais conflitos com assertividade. Nunca use de arrogância ou silencie uma situação que precisa de ser esclarecida. Reflita primeiro sobre a situação antes de a tentar resolver.

Compromisso: trabalhe para o seu cliente como se a empresa dele fosse a sua. O sucesso do seu cliente será também o seu.

Comunicação eficaz: a comunicação é a forma que tem de receber e de enviar informação. Nem sempre esta será por via oral, sendo na maioria das vezes por escrito. A escrita deve ser clara, objetiva e breve para evitar interpretações ambíguas. Releia o que escreve antes de enviar informações.

Cumprimento dos prazos: os prazos devem ser sempre cumpridos, mas se perceber que não consegue cumprir um prazo de entrega, acorde um novo antes deste terminar.

Disponibilidade: sempre que possível, deve estar disponível para o seu cliente no período de tempo que se comprometeu.

Saber dizer não: diga «não» se sabe que não consegue cumprir ou se não pode fazer. Saber dizer que não pode significar dizer que sim num momento mais oportuno.

Foco: para quem trabalha com mais do que um cliente é preciso ter muito foco em cada tarefa. Os contactos, que podem surgir a qualquer momento — especialmente quem trabalha com o atendimento de chamadas —, obrigam a ter uma grande capacidade de concentração e agilidade. Certifique-se que mantem um ambiente de trabalho sem distrações e evite os apelos das redes sociais desligando as notificações.

Firmeza: mesmo podendo ter flexibilidade de horário, tenha um horário de trabalho. Além de salvaguardar a sua vida pessoal e familiar, coloca um limite no período de contacto com o seu cliente.

Humildade: ninguém gosta de errar, mas os erros ensinam-nos coisas. Assumir um erro demonstra humildade, capacidade de aceitação e de melhoria. Por vezes, um erro pode ocorrer por distração ou por falta de concentração na tarefa. Se for o caso, tente organizar-se para minimizar os riscos de errar.

Organização: sem organização o sucesso do seu trabalho fica em causa. Mesmo só com um cliente, a organização é a suporte da assistência virtual. Agende as suas tarefas e, sempre que possível, guarde o registo das suas ações. Pode precisar dessa informação para ajudar o seu cliente ou para defender o seu trabalho.

Rigor: seja exigente consigo e não abra mão no que respeita à qualidade dos seus serviços. Faça sempre o melhor que puder.

Superação: apresente mais e melhor do que prometeu. Se combinou entregar um trabalho numa determinada data, tente entregar antes do fim do prazo. Esmere-se e surpreenda nas apresentações. O suficiente nunca é suficiente.

Qualquer que seja a atividade que pense desenvolver como assistente virtual, será sempre melhor se tiver estas capacidades para valorizar o seu trabalho.

Até breve,
Cristina Pinto


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