Como Organizar Papéis e Documentos

08-05-2020

Apesar de estarmos na era digital, os papéis ainda são uma dor de cabeça para muitas pessoas quando é necessário manter a sua organização. Existem duas formas de encontrar um papel num momento de urgência: rápido (no local onde sabe que o tem) ou demorado (talvez numa pilha de papéis ou dobrado num bolso qualquer). 


Se é o seu caso e não sabe como livra-se da acumulação de papéis que parecem nascer sozinhos, preparei estas dicas para si. O objetivo deste artigo é que consiga organizar os papéis de uma vez por todas.

A maneira mais simples de ter os papéis organizados é ter um método que funcione. Não vale a pena utilizar métodos complexos que não vai seguir. Este método consiste em fazer três coisas: juntar, separar e arrumar

#1 Juntar

Primeiro reúna toda a papelada que precisa de organizar. Veja onde poderá ter papéis esquecidos: gavetas, bolsos, carteiras, pastas, etc.

#2 Separar

Se tiver muitos documentos, poderá levar algum tempo, mas faça com calma. Nesta segunda etapa separe logo o vai para o lixo do que quer guardar. Dependendo do volume de documentos que tem para arquivar, poderá separar logo por tipo de arquivo (que dependem da frequência da consulta) ou por assunto. 

Na imagem seguinte encontra um diagrama para separar os documentos. Poderá ser de outra forma e pode utilizar um esquema semelhante para se organizar melhor.

A maneira como vai separar os papéis será determinante para encontrar, com facilidade, um documento mais tarde. 

A forma mais eficiente que conheço para organizar um arquivo é arquivar da forma como pensa. Por exemplo, na pasta com as faturas para o IRS do ano corrente, pode incluir um separador para as despesas de saúde e incluir todos os membros da família ou atribuir um separador para cada membro do agregado e guardar todas as faturas para cada um deles como por exemplo: alojamento e restauração, educação, imóveis, saúde, etc.

Veja os dois exemplos seguintes para organizar as faturas do IRS com o mesmo agregado familiar numa só pasta.

Faturas do IRS organizadas por categorias
Faturas do IRS organizadas por categorias

Neste exemplo, as faturas de alojamento e restauração da Ana devem estar separadas das faturas do João e da Maria, mesmo que partilhem o separador. Pode colocar cada pessoa por ordem alfabética e as faturas de cada uma delas por ordem cronológica, ficando a mais recente em cima. 

Faturas do IRS organizadas pelo agregado familiar
Faturas do IRS organizadas pelo agregado familiar

No segundo exemplo, a Ana tem todas as faturas associadas ao seu nome e/ou contribuinte e das diferentes categorias que tem fatura emitida. Os restantes membros  do agregado familiar poderão ter as mesmas categorias ou outras diferentes.

#3 Arrumar

Depois de ter todos os papéis organizados, escolha onde quer guardá-los: dossier, caixa de arquivo suspenso ou armário de arquivo.

Se escolher o dossier, utilize um índice, além dos separadores devidamente identificados e a lombada com o assunto geral. Será no índice que poderá inserir todos os assuntos que estão em cada separador. 

No caso do exemplo anterior, a lombada com a identificação geral do conteúdo da pasta seria: IRS 2020; os separadores com o nome de cada pessoa: Ana, João e Maria; no índice o nome de cada pessoa e a descrição do conteúdo de cada categoria: Ana (Alojamento, Saúde...), João (Imóveis, Saúde...) e Maria (Educação...).  

O que guardar em cada tipo de arquivo?

Misturar documentos de consulta frequente com consulta ocasional só tornará o arquivo mais confuso. Por isso, é importante que os separe por frequência de consulta. 

Arquivo Ativo: documentos de consulta regular em que os assuntos ainda não estão concluídos.

Arquivo Inativo: documentos relativos a assuntos já concluídos, mas que poderão ser necessários para consulta, mas com menor frequência.

Arquivo Morto: documentos relativos a assuntos já concluídos e que poderão ter uma consulta ocasional ou rara. 

Quanto tempo deve guardar os documentos?

Os documentos devem ser guardados conforme a sua validade e necessidade e futura.

De acordo com o Doutor Finanças, deve guardar num período de 6 meses o pagamento dos serviços de água, eletricidade, gás e telecomunicações.

Para serviços de reparação doméstica como canalização ou pintura guarde as faturas durante 1 ano.

Guarde, durante 2 anos, as compras de bens móveis como eletrodomésticos e móveis (se tiver uma extensão de garantia guarde no período desse tempo) e prestação de serviços como médicos, advogados, mecânicos.

No período de 3 anos deverá guardar as faturas de saúde.

Mantenha as faturas do IRS e IUC (imposto único de circulação) durante 4 anos.

Durante 5 anos, guarde as faturas de condomínio, rendas e serviços de empreitada de imóveis.


Tem ainda os documentos que deverá guardar para sempre como certidões de nascimento, de casamento; certificados de habilitações; escrituras.

Depois de ter tudo organizado, será mais fácil encontrar o que precisa em qualquer momento. Num próximo artigo partilharei consigo algumas dicas para manter o arquivo organizado.

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Cristina Pinto


Trabalhar a partir de casa é o desejo de muitas pessoas. Sonham não ter de enfrentar o trânsito, acordar mais tarde, ter tempo para outras tarefas, estar mais tempo junto dos filhos, alimentarem-se a horas com comida feita em casa e, sobretudo, não terem de cumprir um horário fixo.

Queria ser jornalista. Depois de terminar o curso, Filipa conseguiu alguns estágios em jornais e publicações locais. Trabalhava sem contrato e sem horário, mas com muitas promessas. Estava a começar a sua carreia e a esperança tornou-se a razão para apostar tudo em cada experiência que saía frustrada. O jornal fechou, a revista não lhe pagou o que...

Por mais livros que as pessoas leiam, por mais cursos que as pessoas frequentem, por mais gurus que as pessoas sigam, há sempre alguém com dificuldade em mudar de vida.