Como Adquirir Hábitos de Organização

01-05-2020

Muitas pessoas são desorganizadas porque seguiram esse exemplo e não lhes foi ensinado como se podiam organizar. Acreditam que a sua desorganização faz parte da sua personalidade e pensam que não podem mudar a maneira como gerem as suas coisas e o seu tempo. 

A verdade é que a organização pode ser aprendida e, neste artigo, apresento 21 ideias para sair do caos da desorganização e aplicá-las na sua vida pessoal e profissional. São dicas que o vão ajudar com pequenos gestos, mas que farão uma grande diferença.

#1 Guarde no mesmo sítio

Se é daquelas pessoas que, quando chega a casa, coloca as chaves num sítio qualquer, guarda o cartão multibanco na primeira divisória que encontra, tem os carregadores todos enleados, em cima de qualquer mesa, e os óculos de sol ficam no carro ou no bolso de um casaco, acredito que deve de procurar por estes objetos muitas vezes.

Escolha um lugar certo para os guardar depois de os utilizar. É uma questão de hábito e, em pouco tempo, vai começar a procurá-los sempre no mesmo sítio.

Pode utilizar um despeja bolsos à entrada de casa. Depois, pode organizar tudo o que trazia e colocar no sítio certo. Faça este esforço durante 21 dias e, passado este tempo, estes gestos farão parte da sua rotina como abrir e fechar a porta de casa.

#2 Arrumar não é mudar de lugar

Já pensou no tempo que perde quando não coloca alguma coisa no sítio certo?

Por vezes, bastam mais alguns segundos e tem o objeto arrumado. Se conseguir arrumar logo no sítio certo, não terá de voltar a perder tempo quando tiver de o arrumar. Além disso, se deixar constantemente os objetos para arrumar mais tarde, vai perder muito mais tempo a arrumar coisas que se acumularam.

É mais fácil conseguir manter um espaço arrumado do que organizar tudo de vez em quando. Sabia que é mais provável que as pessoas respeitem um espaço organizado do que um espaço onde reina a desorganização?

#3 Crie as suas regras

Nem tudo serve para todos. Adapte ideias de organização às suas reais necessidades e estilo de vida. Faça o lhe que fizer sentido e descarte o que não o que não serve para si. 

Não deixe de procurar outras ideias e de as adaptar à forma como se organiza. O que pode ser bom para mim, pode não fazer sentido para si. E, o que hoje serve, amanhã pode não servir mais para seu estilo de vida.

Seja criativo e teste o que funciona consigo agora e organize-se.

#4 Guarde os objetos sazonais

Se é uma daquelas pessoas que deixa o chapéu de praia, o ano todo, na varanda a ganhar ferrugem, a árvore de Natal debaixo da cama numa caixa velha com a fita cola a descolar, os casacos de inverno a ocupar espaço no roupeiro durante o verão, esta dica é para si!

O pó, o sol, o ar e a humidade, podem estragar as suas coisas. Identifique objetos sazonais da mesma categoria e guarde-os limpos, longe do sol, da chuva e do pó. Se não os utiliza durante largos meses, pode guardá-los longe da vista. Ganha espaço para as outras coisas da estação, conserva-as por mais tempo e, se estiverem identificadas, vai encontrá-las com facilidade. 

É quando troca objetos sazonais por outros, que pode avaliar se quer mantê-los, doá-los ou se precisa de comprar novos.

Se já os guarda em cada estação, utilize etiquetas e/ou caixas transparentes para os encontrar com facilidade.

#5 Escolha um método de organização fácil 

Para uma pessoa pouco organizada, e que não tenha o hábito de seguir um método de organização, pode ser difícil adaptar-se a alguns métodos. O ideal será começar por pequenos gestos que o ajudem a organizar o seu dia a dia e que consiga ver resultados imediatos. Por exemplo, pode começar por escrever uma lista de compras e, quando se tornar um hábito, passar a arrumar as compras nos sacos por secções (mercearia, frio, higiene, etc.) Mais tarde, poderá ganhar o hábito de ter sempre os sacos das compras no carro.

Se disser a uma pessoa muito desorganizada que seria bom fazer uma lista, organizar as compras nos sacos e ainda tê-los na bagageira do carro sempre que for preciso, é provável que ache tudo muito complicado e desista à partida.

São apenas três gestos simples que o ajudarão a tornar a ida às compras muito mais organizada e rápida. Se perceber resultados imediatos num método, sentirá motivação para avançar para outro. 


#6 Pare de procrastinar

A procrastinação é uma das grandes causas da falta de produtividade no trabalho. Quem procrastina usa frases como: «Depois eu faço.», «Amanhã logo se vê.», «Para a semana eu resolvo.»

Estas frases são uma desculpa para evitar a ação. Reflita sobre as suas ações, analise os resultados que obteve e veja o que pode mudar.

Procrastinar significa adiar, mas adiar não significa procrastinar, necessariamente. Se perceber que determinada tarefa pode ser concluída noutro momento, anote na sua agenda essa tarefa.

Identifique o que é que lhe rouba tempo e defina em que momento do dia vai fazer uma pequena pausa para descomprimir.

Planeie o seu trabalho. Defina metas realistas e use a agenda para planificar o seu trabalho. Organizar também é pensar e prever antes de começar uma atividade. O que é que vai precisar para desempenhar a tarefa?

DI-VI-DA o trabalho em pequenas partes. Se considera aborrecido fazer tudo de uma vez só, faça pouco, mas de forma constante. Se o desânimo aprendido pode ser uma razão para procrastinar, o ânimo aprendido pode ajudar a acabar com a procrastinação. Quando recordamos momentos de superação, podemos aplicar esse ânimo numa nova tarefa que à partida parece difícil.

#7 Chegue antes da hora marcada 

A falta de pontualidade é um problema cultural e de educação que tanto rouba à produtividade e à paciência. Se está muitas vezes no papel daquele que espera, experimente colocar em prática algumas destas dicas:

  • Comece a reunião à hora marcada, basta que esteja apenas uma pessoa; 
  • Se não dirige a reunião, peça para que esta comece a horas; 
  • Sugira ou promova um workshop com o tema «Organização e Pontualidade» na sua empresa para evitar atrasos; 
  • Sensibilize os seus colegas ou parceiros a chegaram a horas; 
  • Cancele o compromisso se não chegarem dentro da hora que marcaram consigo e se não avisaram que chegariam mais tarde; 
  • Seja um exemplo e evite atrasos. Assim, terá mais autoridade moral para exigir que os outros cheguem a horas. 

#8 Comece

Quanto maior e mais difícil for a tarefa, maior será a resistência em começar. Por vezes, basta começar e, aos poucos, avança. Quebrada essa difícil barreira, o difícil vai-se tornando fácil e a motivação para concluir o que já começou, provavelmente, aumentará.

Se começar hoje, estará um dia mais perto de concluir a tarefa.


#9 Termine as tarefas

Se é daquelas pessoas que começa várias coisas ao mesmo tempo, muito provavelmente, sente que tem imensas tarefas para realizar. Talvez esteja emaranhado numa teia de afazeres e a dificuldade em organizar-se aumenta.

Comece por tratar o que é mais urgente no momento e não comece mais nada sem terminar as tarefas prioritários. Depois, já pode organizar a sua agenda e listar o que vai fazer primeiro. Seja realista e não acumule mais afazeres do que prevê realizar naquele dia. Se não conseguir cumprir com tudo a que se propôs, não desespere. Volte a agendar, mas termine o que iniciou anteriormente antes de passar a outra tarefa.

#10 Crie rotinas diárias

Por vezes, existe dificuldade em adquirirmos um novo hábito ou deixarmos um determinado vício. Os primeiros vinte e um dias são os mais difíceis, mas depois de ultrapassar esta barreira de tempo, tudo é mais fácil. 

Por exemplo, se nunca se lembra onde coloca determinado objeto e quer passar a guardá-lo sempre no mesmo sítio, foque-se apenas nesse novo hábito durante os primeiros vinte e um dias. Passado este tempo, o novo hábito, já estará aprendido e fará parte da sua rotina diária.

#11 Esqueça o perfeccionismo 

Se adia constantemente a conclusão de um projeto porque receia não estar perfeito, nunca vai terminar. Não estou a dizer-lhe para fazer as coisas de qualquer maneira. Tenha brio naquilo que faz, mas não fique a "perfeccionar" a sua obra eternamente. Qual é a pior coisa que pode acontecer se não estiver perfeito?

#12 Desorganização sem culpas 

O sentimento de culpa por se ser uma pessoa extremamente desorganizada, leva-o a não ter vontade de organizar nada? 

Tudo se aprende. Peça ajuda e faça diferente. Por ter sido sempre desorganizado, não significa que não possa mudar esse comportamento a qualquer momento. Marque o dia em que vai mudar sua vida, mudando a forma de se organizar. Coloque as teorias em prática.


#13 Identifique os ladrões do tempo

Quando chega ao final do dia de trabalho, sente que teve um dia produtivo ou que trabalhou muito e parece que não fez nada?

Se os alertas das mensagens, dos e-mails e das redes sociais o desviam da sua concentração, se telefonemas pessoais são constantes no seu dia de trabalho, crie uma pequena janela de tempo para responder a estes assuntos. Se registar o tempo que gasta diariamente nestas ações vai surpreender-se. 

#14 Encontre os motivos para se organizar

Muitas pessoas pensam que perdem muito mais tempo a organizarem-se do que o tempo que precisam para procurar alguma coisa. Não sei se será assim, mas pense bem se gosta de perder tempo num momento de urgência à procura de alguma coisa importante, como um documento, por exemplo. A diferença entre ter uma vida organizada ou desorganizada pode modificar muito o seu estilo de vida. 

#15 Planeie o seu trabalho 

Demora alguns segundos a imaginar como seria ter um espaço mais organizado, mas demora muito mais tempo a colocar um pensamento em prática. Para não frustrar as suas expectativas, planeie como se vai organizar e utilize a agenda para calendarizar cada pequena tarefa de uma tarefa maior. 

Talvez não consiga organizar-se de um dia para o outro, mas pode organizar-se dia após dia, tendo as suas metas bem definidas e adaptadas à sua realidade.

#16 A organização é uma arte 

Enquanto coloca em prática métodos de organização está a desenvolver a sua criatividade, porque cada situação pode exigir uma solução diferente. A busca de soluções promove a criação de ideias, o desenvolvimento de novos métodos e disciplina para manter a organização.

#17 Não se frustre 

Se as primeiras tentativas em organizar as suas coisas falharam, não desista! Considere-as como formas de aprendizagem. Em cada tentativa terá, certamente, aprendido alguma coisa. É com treino e persistência que se aprendem e criam novos hábitos. Tudo aquilo que já tiver concluído foram passos dados na direção da organização.

#18 Acabe com o provisório 

Os objetos deixados, provisoriamente, em qualquer canto podem permanecer por muito tempo no mesmo sítio. Inicialmente podem incomodar, mas depois, se não forem arrumados, o local provisório passa a ser aquele sem que o objeto "abandonado" nunca tenha tido um lugar próprio. 

Quando tropeçar num objeto desarrumado, ofereça-lhe um lugar certo. Torne isto um hábito para deixar de ter monos espalhados por onde circula. Inclua a sua habitação, local de trabalho e até o seu carro.

#19 Trabalhe em equipa 

Mesmo que não prefira trabalhar em equipa e julga que consegue melhores resultados quando está sozinho, considere esta possibilidade para trabalhos mais difíceis de realizar. Quando junta outras competências e experiências à sua, cria sinergias e aumenta o resultado esperado. Escolha pessoas que se identifique e que possam ser de diferentes áreas de conhecimento. Além de um resultado mais produtivo, terá a oportunidade de aprender e de ensinar. O trabalho em equipa exige organização e planeamento.

#20 Adira ao minimalismo

Já pensou no trabalho e custo que dá ter muitas coisas?

Paga pelo objeto e paga para o manter em bom estado (manutenção e cuidados específicos). E é assim com tudo: casa, carro, roupas, móveis, etc. Para manter os seus objetos também precisa de os organizar e quanto mais tiver, mais trabalho terá em organizá-los. Será que precisa de tudo o que tem? Quem poderá beneficiar com o que lhe resta? É mais feliz se tiver mais coisas? 

#21 Relaxe! Organizar pode ser terapêutico

Muitas pessoas encaram a organização como uma tarefa monótona e chata. Consideram um trabalho desnecessário porque perdem muito tempo a arrumar. Talvez não saibam que quando organizam as suas coisas, estão a desafiar a mente e trabalham a criatividade. 

Estas dicas estão no e-book gratuito Teorias de Organização com 52 ideias para organizar a sua vida profissional e pessoal. 

Vamos começar a organizar?

Cristina Pinto

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